Den här gången har jag Marie Moberg på besök, där hon och jag har reflekterat över våra gemensamma erfarenheter, såväl framgångar som utmaningar. Marie är en tidigare kollega från min tid på Hay Group samt en person med gedigen kompetens inom ersättnings- och förmånsområdet.
Det senare är ett område som till vardags kallas C&B (Compensation & Benefits) och som brukar ses som en del av HR men som också gränsar till Finans och Juridik, med andra ord ett område med många gränssnitt till övriga delar av verksamheten.
I texten nedan delar vi med oss av både framgångar och motgångar. Kanske kan vi ge dig några bra tips som du har nytta av? Vi avslutade vårt samtal med att blicka in i framtiden, vilka trender har vi spanat; Hur tror vi att rollen kommer att förändras och varför?
SILOS INOM HR – HUR KAN VI UNDVIKA DEM?
Existerar ett silo-tänk inom HR (och övrig verksamhet) eller mer tillspetsat ”Men are from Mars, women are from Venus”. Vi ser att det förekommer i större eller mindre utsträckning inom många verksamheter, kanske inte så konstigt eftersom spännvidden inom HR utgör så många olika roller, med skilda inriktningar och drivkrafter. Ett klassiskt exempel är hur den s k performance management-processen (mål och uppföljning) traditionellt kopplats till lönerevisions- och bonusprocessen. Utbildning av chefer i ledarskap och performance management hanteras vid ett tillfälle och utbildning i lönerevision, lönesättning, prestationsbedömning, bonushantering sker vid ett annat tillfälle, dessutom av olika specialister inom HR… En gemensam insats skulle få en mycket större effekt och ge våra chefer ett och samma budskap att förmedla till våra medarbetare, d v s 1 + 1 = 3. Avsaknaden av ett utbrett samarbete leder till att varken chefer eller medarbetare känner igen sig eller blir framgångsrika i sitt ledarskap.
Vår erfarenhet säger oss att det finns ett antal möjliga lösningar på detta och det bygger givetvis på samverkan och då inte bara vid enstaka tillfällen. Hur tror vi att överbrygga detta och säkerställa samarbete och gemensamma lösningar? Vi diskuterade dessa två (det kan säkert finnas fler!)
- Kartlägg dina HR-processer: mappa gemensamt samtliga HR-processer och upptäck hur allt hänger samman; hur talangprocesserna (rekrytering, on/offboarding, succession, utveckling och performance management) samverkar med processerna för ersättning (C&B/Reward) och dessutom arbetsrättens påverkan.
- Systemimplementering: detta kommer ofta som en naturlig del i ett projekt då man antingen ser över eller har för avsikt att implementera ett nytt HR-system och där ansvariga för olika HR-områden medverkar i projektet.
DOMPTÖR, KREATÖR ELLER ONE SIZE FITS ALL?
Ett standardiserat program eller processer med inga eller få undantag kan tyckas vara fantastiskt, applicerat oavsett affärsområde, region eller världsdel; framtaget på central nivå med minimal involvering utanför HR på koncernen. Om du är domptör så kan du med enkelhet styra på detta sätt. Du har deadlines, uppföljning, allt i den enda systemlösningen som styr processen. Kanske har du kvartalsuppföljning med dina viktigaste intressenter för att säkerställa att alla följer den enda vägen. Denna väg kan fungera i en koncern med en stark governance-kultur, men skapar den engagemang och i sin tur lönsamhet på lokal nivå? Inte sällan medför detta lokala och parallella processer enligt lokal praxis, dvs. lösningar under “radarn” och som också kan orsaka merarbete för både HR, chefer och medarbetare.
Att var lyhörd och lyssna är inte detsamma som att tillåta alla möjliga avvikelser. Det är snarare bättre att känna till eventuella avvikelser samt att komma överens om en governance-process för dem. På så sätt bibehåller du kontrollen och kan bistå verksamheten på ett bättre sätt. Att aktivt arbeta med förändringsledning när en ny process ska tas fram eller förändras har vi båda mycket goda erfarenheter av.
TILLIT OCH KONTROLL
En god regel om du arbetar med ersättningsfrågor är att noga dokumentera alla beslut. Säkerställ gärna att behörig/behöriga signerar överenskommelserna eller avtalen. Om det är kontroversiella frågor, där du förväntas komma med lösning samt exekvera densamma är det en god regel att säkerställa att närmsta chef signar av det hela. Om inte ledningen är införstådd med beslutet och konsekvenser riskerar du annars att vara den som står med ”Svarte Petter” om det börjar blåsa.
“PASSION FOR PENSION AND OTHER BENEFITS”
Ett styvmoderligt behandlat område i många företag är pensionshanteringen. Området upplevs som komplext och ofta kan företaget ha outsourcat delar av ansvaret till duktiga externa rådgivare. Dilemmat kan vara att detta såväl som den direkta monetära ersättningen (ex lön), är en del av företagets Employer Value Proposition (EVP) och självfallet ska värdet av denna del kunna kommuniceras på ett sätt så att medarbetarna förstår hela ersättningspaketet. Du som arbetsgivare bör därmed se till att ni tar ”befälet” över strategin och ert beställaransvar. Risken som ni annars står är att företaget bibehåller en för hög kostnadsstruktur för både företag och medarbetare. En annan komplexitet är att många inom HR – och till och med C&B – inte kan pensioner till fullo. Skrämmande få känner till det svenska pensionssystemet med dess tre pelare (lagstadgade, kollektivavtalsreglerade och individuella delen) och mixen av förmånsbestämda och premiebestämda planer (ITP, BTP, FTP, SAF-LO etc).
PENDELRÖRELSEN
Organisationsstrukturen är oftast i ständig förändring. I vissa tider är trenden att gå mot centraliserat och ibland är allt decentraliserat. En klok person sade en gång, att det inte är det ena eller andra läget som är bättre utan rörelsen mellan ytterligheterna som är vinsten. Dvs organisationen tvingas hela tiden vara på tå och inte stanna kvar i det trygga hörnet utan sträva mot ständiga förbättringar. Vad innebär detta för C&B / Reward? Helt klart är att utmaningarna är större i en decentraliserad organisation och då i synnerhet om du har streckad linje till dina lokala intressenter. Detta kräver mer kommunikation och förändringsledning för att påverka och åstadkomma önskat resultat. Att lyssna in och förstå den lokala situationen är en självklar del i god förändringsledning.
ERSÄTTNING TILL LEDNINGSGRUPP – NOLLTOLERANS TILL MISSTAG
Det finns många inom C&B som inte är involverade i ersättnings- och anställningsvillkor, eller långsiktiga incitamentsprogram, för den högsta ledningen. Noterade bolag med ersättningsutskott är ytterligare en komplexitet. I dessa frågor krävs ett helt annat handlag om du bereder och föredrar material till styrelse och ersättningsutskott. Internt har du intressenter inom Finans och Juridik, och troligen ett stort antal externa leverantörer du ska styra. Här gäller det att alltid leverera i tid och med noll fel i underlaget. Du får inte två chanser i dessa frågor. Ta för vana att alltid ha fyra ögon på materialet.
KONSEKVENSANALYS
I vissa frågor bör det vara få eller inga undantag. Detta gäller exempelvis arbetsvärdering där strukturen bör hanteras på ett så enhetligt sätt som möjligt. Men i vissa frågor finns ingen absolut sanning eller etablerad praxis. Om du behöver göra undantag från praxis bör du alltid kontrollera om det finns andra i motsvarande situation eller om det får ”smittoeffekter”. Det kan vara klokt att undvika avsteg om du har 200 andra medarbetare i liknande situation. Är det enbart en medarbetare och ingen risk för spridning kan det vara lättare att godta avvikelsen. Säkerställ även att din ”smarta lösning” är hållbar långsiktigt och att det finns administrativt stöd. Vi har båda exempel på smarta lokala överenskommelser som är omöjliga att implementera eftersom, administrativt stödsystem saknas…
BOKSTAVSTROGEN ELLER EJ?
Tänk på att de hjälpmedel, instruktioner, utbildningar vi handhar är hjälpmedel för att åstadkomma ett resultat och/eller styra verksamheten i önskad färdriktning. Oftast finns också skrivningar i kollektivavtalen som är mer styrande och partsgemensamma. Hantera därför hjälpmedel som just hjälpmedel och att exempelvis min- och maxvärden i löneboxar eller likande enbart är hjälpmedel. Var inte bokstavstrogen – då kan det snarare stjälpa än hjälpa.
FÖRMÅNSPORTALER
Ett bra sätt kunna kommunicera sina förmåner och vad företaget står för (EVP) är att tillhandahålla en förmånsportal. Utmaningen är att dels designa portalen så att företaget sticker ut (om det nu är syftet) och dels säkerställa det interna ägarskapet. Alternativa lösningar kan vara att ni på intranätet kommunicerar tydligt om erbjudandet och vad det syftar till att förmedla. Fundera på syftet; är våra förmåner motiverande eller är det snarare ett hjälpmedel för att kommunicera vad företaget erbjuder dig som medarbetare? Finns det andra mer kraftfulla åtgärder om syftet är att få motiverade medarbetare, exempelvis en satsning på ledarskap och lärande? Kanske är det ännu mer viktigt att kommunicera tydligt kring erbjudandet än i vilket format det sker.
KONSULTSTÖD – NÄR TA IN HJÄLP?
Det finns situationer när du som ansvarig för området bör överväga externt stöd. Det gäller exempelvis vid behov av marknadslöneinformation, skatteberäkningar och socialförsäkring vid utsändningar, underlag till ersättningsutskott och liknande. Ta för vana att konsultera externt i frågor som tangerar oberoendet, dvs när andra i företaget eller du själv berörs av frågan. Det kan exempelvis vara en benchmark av målnivåerna i incitamentsprogrammen där du själv ingår.
VÅR FRAMTIDSSPANING…
Tänk dig tillbaka 10 år i tiden. Hade du 2009 en inblick om vad du skulle arbeta med 2019 och var du skulle arbeta? Var agilt arbetssätt och digitaliseringen högst på agendan detta år? Hur kommer exempelvis det agila arbetssättet att påverka arbetsvärderingsmetodiken? Kommer digitaliseringen att påverka arbetet inom reward och i så fall hur? Kanske HR Analytics som bygger på en strategi istället för statistik på det som finns att tillgå i nuvarande system? Försök att projicera frågeställningarna fram till 2029 så tar du höjd för förändringarna i jobbrollen.
Vi noterar att ett område som är styvmoderligt behandlat, som vi kallar Reward Communication, som vi är förvånansvärt svaga inom. Kan det bero på att vi är duktiga på att designa program och processer, men att vi inte är lika duktiga på att samverka med duktiga kommunikatörer för att säkerställa att designen är den bästa och att den dessutom är förstådd? Är vi duktiga på att fråga medarbetarna eller de som berörs av program och processer? Hur säkerställer vi att de som berörs är involverade? Kan kanske vara lämpligt att fråga eftersom vi utgår från att det påverkar både motivation och engagemang som i sin tur påverkar resultatet.
Något som diskuteras (och har gjorts ett tag) och som vi tror kommer att vara i fokus de kommande åren är den reviderade Performance Management-processen samt Outsourcing av reward-tjänster. Den förstnämnda har i många fall inrymt för många delprocesser som designats var och en för sig och inte som en helhet. Språkbruket i lönerevisionen (hos många en del av PM) skiljer sig exempelvis från språkbruket i utvecklings- och kompetensdelen. Det finns stora fördelar med att integrera delarna med varandra och på så sätt åstadkomma en kontinuerlig process. Föreställ dig att ha en utbildning som ger helheten istället för först en grundläggande ledarskapsutbildning och sedan lönesättnings-/lönerevisionsutbildningar separat.
Outsourcing av bas-processer inom reward noterar vi är på framryckning. Det gäller processer som är årliga och där företag dels får hjälp att designa dem och dels får hjälp att drifta dem. Egentligen som många idag gör vad gäller lön, pension och förmånsportal. Vad är det som säger att inte bonusprocess, lönerevision, löneanalys, lönekartläggning, bilhantering etc kan outsourcas till stora delar, med en tydlig governance som bolaget äger. En klar fördel är att företaget kan åstadkomma kostnadsbesparingar, det blir troligtvis mer effektivt att ha processerna externt och dessutom en reducering av interna FTE:er.
TILL SIST
Vi hoppas att vi har inspirerat dig som läsare, men kanske även provocerat dig? Vi uppmanar dig till dialog med oss. Kanske har du andra erfarenheter som du vill dela med dig av? Kommentera gärna artikeln eller kontakta oss!