Vill du att ditt företag erbjuder en säker arbetsplats med en miljö där företaget bryr sig och goda initiativ uppmärksammas och belönas? Tänker du på hur ni kan skapa en arbetsmiljö där säkerhetstänk genomsyrar verksamheten, där begreppet säkerheten först är en del av organisationens DNA? Du kanske undrar hur arbetssätt kan utformas för att med struktur och systematik involvera medarbetarna och belöna de förbättringar och beteende som verkligen skapar en säkrare arbetsplats och ger en sund arbetsmiljö för alla.
Att arbeta med arbetsmiljö är bokstavligen en fråga om liv och död. Denna artikel beskriver goda arbetssätt som kan du kan tillämpa för att göra din organisation mer uppmärksam på risker och bli ett företag som sätter säkerheten först. Om du arbetar med ledningsfrågor, HR, reward eller employer branding kan denna artikel hjälpa dig på vägen mot en säker och hälsosam arbetsplats.
Vår gemensamma utgångspunkt
Vi som har dessa tankar är Jakob Armö, konsult inom digitalisering och arbetssäkerhet på IRM och Dan Rådman, konsult och partner på Total Reward Hub. Jakob har grundat ett företag som genom arbetssätt och mjukvarustöd åtgärdat säkerhetsrisker och arbetat förebyggande för större industriföretag i Europa. Dan har under många år arbetat med säkerhet utifrån ett HR-perspektiv och har särskild kunskap om hur incitamentssystem kan stödja uppsatta verksamhetsmål. Gemensamt ger vi nu vår syn på nuläget samt förslag till hur vi förordar att företag arbetar med incitament i säkerhetsfrågor.
Men är inte säkerheten redan bra?
Visst är det bra att arbeta med både fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Vårt fokus är här den fysiska arbetsmiljön och hur du involverar de medarbetare som faktiskt kan drabbas i säkerhetsarbetet. Hur fångar vi upp signaler och uppmuntrar till inrapporteringar och förbättringsförslag? Hur kan vi säkerställa att signalerna inte störs ut på vägen och försvinner i rapporteringar som aldrig kommer till användning? En klassiker är att säkerhetstänket är rigoröst för delar av verksamheten men bortglömt för underleverantörer och de som handhar transporter till/från industrianläggningar. De kan befinna sig på anläggningen men helt sakna ordinarie säkerhetsgenomgång.
Bryr vi oss eller tickar vi bara av boxen?
Vår övertygelse är att säkerhetsarbetet också påverkar företagets image. Vem vill inte jobba på ett företag där känslan är att företaget bryr sig om mig som medarbetare och där företagsledningen uppmuntrar rapportering och förbättringsförslag? För många företag är det positivt att rapporterade säkerhetsavvikelser hålls låga, då borde ju arbetet vara säkert. Men är denna fråga bara en fråga om att rapportera in statistik och vara nöjd med att antalet inrapporterade incidenter minskar? Detta är en fråga för företagsledningen. Tyvärr är det alltför vanligt att rapporterade avvikelser i arbetsmiljön ses som något negativt. Vi menar att det finns ett annat – bättre sätt – att jobba med dessa frågor. Att rapportera säkerhetsavvikelser betyder inte att arbetsplatsen är osäker – tvärtom! Genom att inte blunda för risker och tydligt synliggöra alla små avvikelser, som i förlängningen skulle kunna leda till en allvarlig händelse, kan ett bättre underlag skapas för att förebygga risker. Alltså är metoden ganska enkel: Rapportera allt. Alltid.
Incitament på flera nivåer och ledningens ansvar
Inrapportering av riskobservationer och aktiva förbättringsförslag går hand i hand. Incitamentssystemen bör ha en differentierad utformning för att premiera medarbetarnas engagemang. På så vis kan både förändringsförslag och riskobservationer fångas upp och uppmärksammas och belönas. Kärnan är som tidigare nämnts: Rapportera allt. Alltid. Incitamentsstrategin bör också omfatta incitament för extraordinära förbättringsförslag på individ- och gruppnivå. Dessa kan vara såväl monetära som icke-monetära och delas ut i samband med att förbättringsförslaget godkänts. Slutligen kan nominering ske till årets insats eller förbättringsförslag som uppmärksammas företagsövergripande på årlig basis. Dessa tre nivåer stöder organisationen i processerna så att hela företaget sätter Säkerheten först.
Positiv inrapportering och goda incitament
Det kanske låter märkligt när vi påstår att det är bra att incidenter inrapporteras. Om inte det beteendet uppmärksammas och belönas är risken stor att medarbetarna inte är vaksamma och att de missar att se säkerhetsrisker eller rentav blundar för uppenbara problem. Vi vill till varje pris undvika att vårt incitamentssystem premierar fel beteenden. Ett klassiskt exempel på hur lätt det är att misslyckas är det Indiska bussföretaget Gujarat: Busschaufförerna fick bonus för att komma i tid enligt tidtabellen. Följden blev att de inte stannade på samtliga hållplatser och att många passagerare inte kom med på turen. Att inte få stiga ombord på bussen är naturligtvis allvarligt, men än mer allvarligt är att samma problematik kan ses på arbetsmiljöområdet.
Det är skrämmande att det finns bonussystem som premierar att antalet rapporterade säkerhetsavvikelser minskar eller inte överskrider en viss nivå. Det som är farligt är att det då påverkar inrapporteringen. Alltså riskerar företaget att blunda för risker när det finns incitament att hålla tyst. Felaktigt designade incitamentssystem kan öka antalet arbetsplatsolyckor med både svåra skador för den enskilde och allvarliga konsekvenser för företaget som följd. Felaktigt utformade incitamentssystem driver ett felaktigt beteende. Men hur ska vi då göra vad gäller säkerhet och incitament?
Utgångspunkten är att allt rapporteras – Alltid
Istället för att premiera lägre antal inrapporterade säkerhetsavvikelser ska vi premiera antalet inrapporteringar samt förslag till förbättringar. Hur gör vi då detta? Grunden i allt säkerhetsarbete är mindset, att tänka rätt. Alla medarbetare ska uppmuntras i att vara delaktiga och aktiva i att förebygga risker. Trösklarna måste också vara låga, både psykologiskt och praktiskt, att uppmärksamma problem. Det betyder att det måste upplevas som välkommet att påtala brister och det måste vara lätt och smidigt att dokumentera en brist för inrapportering.
Digitala hjälpmedel och spelifiering för att premiera rätt
Ett bra tekniskt stöd kan hjälpa medarbetarna att verkligen rapportera risker de ser. Att skapa låga trösklar är av högsta vikt. Vi vill inte sätta säkerheten på spel men vi kan ta hjälp av tekniker från spelvärlden för att stödja ett incitamentsprogram. Att belöna rätt beteende är naturligtvis viktigt och idag kan det göras på många sätt. Ett underutnyttjat sätt är att använda metoder från spelvärlden, ofta kallat spelifiering (gamification), för att uppmärksamma önskade beteenden som exempelvis säkerhetsrapportering. Genom att till exempel låta medarbetarna använda en app som ger tummen upp vid en genomförd inrapportering och medarbetarna får snabb respons är en effektiv metod för att höja engagemangsnivån. Det skulle kunna liknas vid ett Candy crush saga för säkerhetsarbetet.
Hur sätter du Säkerheten först?
Som vi sett kan rätt incitament skapa en tryggare arbetsplats. Vi har också beskrivit hur moderna hjälpmedel som med hjälp av enkelhet och digital uppmuntran kan stärka arbetsmiljöarbetet och hjälpa dig och ditt företag att sätta säkerheten först. Vilka idéer har du fått från vår artikel och hur kan din organisation arbeta vidare med frågan? Berätta gärna om dina erfarenheter för oss!
Dan Rådman
Jakob Armö