Går det att outsourca Compensation & Benefits (C&B)? Behöver du ha specialistkunskapen inhouse eller kan du anlita extern expertis och tjäna tid, pengar och kvalitet? Vad är viktigast – arbetad tid eller levererat resultat? Dessa och andra frågor diskuterades med Mikael Wegelius, VP C&B Outokumpu.
OM MIKAEL OCH FRÅGESTÄLLNINGEN
Mikael har närmare 30 års erfarenhet av exekutiva roller inom HR och C&B från internationella bolag. I sina roller har han jobbat såväl högt på strategisk nivå liksom med rent operationella och administrativa uppgifter både som HR-chef liksom lön och belönings-chef. Han fick frågan utifrån sin erfarenhet att leda verksamheten från en strategisk nivå med ansvar för såväl mål, leverans och bemanning. Den initiala frågan var: skulle du våga outsourca C&B och i så fall vilka delar?
SKULLE DU VÅGA?
Absolut svarar Mikael. Det finns områden där extern expertis nyttjas i dagsläget. Tag exempelvis implementeringen av SRD II (Say on Pay) och behov av reviderad ersättningsriktlinje och kommande ersättningsrapport. Underlag till RemCo, design av LTI & STI är exempel på tjänstebehov där bolag har till och från behov av att outsourca delar eller helheter av tjänster. Andra områden är M&A och HR Due Diligence där också arbetsrättslig kunskap värdesätts, och det finns många andra exempel som är beroende av bolagets situation.
VARFÖR SKULLE DU OUTSOURCA?
Det enklaste svaret är egentligen tid och pengar. Att dessutom säkerställa att marknadspraxis följs är inte heller en nackdel, säger Mikael.
De tyngre C&B-processerna, bonus, lönerevision och lönekartläggning hanteras mestadels under ett halvår (november – april). Varför betala för resurser ett helår om allt görs under ett halvår är en fråga som många företag kan ställa sig? Kan arbetet organiseras annorlunda och effektivare? Kan extern hjälp tas in under detta halvår så att helårskostnaden undviks? Det hela beror också på i vilken fas bolaget är, dvs har man ett etablerat och effektivt tjänsteerbjudande inom lön och belöning som driver och stöttar affären eller är man utöver det i ett behov av utveckling och revidering?
TILLIT (’TRUST’)
Mycket handlar faktiskt också om förtroende eller tillit. Vågar man outsourca en del av sina tjänster med känsliga data? Om förtroende och referenserna finns där, JA varför inte?! Att ta in resurser från större aktörer såsom Willis Towers Watson, Korn Ferry Hay Group etc kan kanske upplevas enklare och säkrare än att ta in någon från en nyetablerad firma även om de har gedigen kompetens och tjänsten kan köpas in billigare. I det sistnämnda fallet om exempelvis Total Reward Hub skulle anlitas så skulle jag använda mig av referenser om jag inte kände till dem sedan tidigare eller fått dem rekommenderade av andra kollegor. Det viktigaste är att personen har en bred kompetens inom hela Reward- samt HR-området och med vana att jobba sk ’hands-on’ eller operationellt och adminstrativt men också strategiskt. En vanlig konsult erbjuder sällan detta.
HELA ÅRET – ELLER DEL AV ÅRET
Om jag var ansvarig i en startup eller i ett mindre eller mellanstort företag så skulle jag definitivt undersöka möjligheten av att outsourca C&B säger Mikael. Underlag till ersättningsutskottet, en överenskommen årscykel där allt från utbildning av HR och chefer till hantering av förmåner såsom pensioner och bilar ingår.
VILKET VARUMÄRKE?
Med outsourcing menar jag INTE att ansvaret outsourcas säger Mikael. ”Enda skillnaden är att jag inte har en tillsvidareanställd resurs. Den inhyrda resursen sitter i företagets lokaler och agerar i företagets namn och inte under annat varumärke. Jag nyttjar dessutom resursen bara när jag har behov. Genom avtalet får jag dessutom möjlighet att nyttja resursen vid andra tidpunkter än de överenskomna sex månaderna (när det är arbetstopp). Jag har kontroll, samma eller bättre output och dessutom till en lägre kostnad.
NÅGRA EXEMPEL TILL:
Att initialt låta extern resurs kvalitetssäkra och förbättra befintliga policyer, program och processer är det första steget i själva outsourcingen. Detta steg sker till minst 80% av en heltidsresurs de första månaderna.
Utifrån grundarbetet planeras årscykeln och tidpunkter för avstämningstidpunkter och de mer arbetsintensiva perioderna.
Det första året blir mer arbetsintensivt än nästkommande år. Processer förbättras/ändras kontinuerligt (liksom program). Merparten är däremot återkommande vilket gör att maintenance-fasen nästkommande år troligtvis är ännu mer tids- och kostnadseffektiv.
KRISTALLKULAN
Kommer denna typ av lösningar att öka i omfattning? Svaret på frågan är; troligtvis JA. Arbetsmarknaden är i förändring och rent politiskt diskuteras ju också framtida ändringar i LAS. En outsourcinglösning (eller egentligen konsultlösning) passar därför väl in på arbetsmarknaden. Dessutom får jag in en person som kan se över helheter kritiskt och fungera som ’bollplank’. Dessutom har hen bra koll på den externa världen och kan tillföra mig med best practice.
KAN TOTAL REWARD HUB BISTÅ I DETTA?
Total Reward Hub har också outsourcing som en tjänst som erbjuds. Genom egna resurser, kompletterade med resurser i nätverket, kan detta koncept erbjudas. Hör gärna av dig till dan.radman@totalrewardhub.se om du vill veta mer.